Nel lavoro quotidiano dell’Informatore Scientifico, la comunicazione è tutto. Coordinarsi con area manager, segreterie mediche, colleghi e aziende richiede strumenti rapidi, accessibili e flessibili. E tra questi, le chat su WhatsApp sono ormai uno degli strumenti più utilizzati.

Ma c’è un punto spesso trascurato: quanto è lecito, dal punto di vista della privacy, utilizzare il proprio numero personale all’interno di gruppi aziendali?
La questione non è banale, e una recente sanzione dell’autorità spagnola per la protezione dei dati lo dimostra chiaramente.

Il caso: inserimento non autorizzato in un gruppo WhatsApp aziendale

L’AEPD (l’agenzia spagnola per la protezione dei dati) ha sanzionato LVMH Iberia, S.L. con una multa di 70.000 euro per aver incluso una dipendente in un gruppo WhatsApp utilizzando il suo numero personale e senza il suo consenso.

In particolare, la lavoratrice aveva inizialmente accettato di usare il proprio telefono privato per motivi organizzativi, in attesa della consegna del cellulare aziendale. Tuttavia, durante una pausa estiva, aveva comunicato di non voler più utilizzare il numero personale per attività lavorative.
Nonostante ciò, l’azienda l’ha reinserita in un gruppo WhatsApp aziendale, senza autorizzazione.

La dipendente ha quindi segnalato la vicenda all’autorità, sostenendo che tale inserimento rappresentasse un trattamento illecito dei suoi dati personali.

Cosa dice la normativa (e perché riguarda anche gli ISF)

L’AEPD ha ribadito un principio chiave del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR):

Il numero di cellulare personale è a tutti gli effetti un dato personale.
Qualunque utilizzo da parte dell’azienda – anche per finalità apparentemente innocue o operative – costituisce un trattamento dei dati e richiede consenso esplicito.

Nel caso specifico, l’azienda ha tentato di difendersi sostenendo che la dipendente non avesse mai chiesto formalmente l’esclusione dalla chat.
Ma l’autorità ha giudicato insufficienti le prove e ha sottolineato la mancanza di una documentazione chiara del consenso informato.

E per chi lavora come Informatore Scientifico?

Molti ISF operano da freelance o in regime di collaborazione, utilizzando spesso lo stesso numero di telefono per lavoro e vita privata. È quindi fondamentale tutelarsi e tutelare anche i dati dei colleghi, evitando automatismi come:

• inserire automaticamente numeri personali in gruppi WhatsApp aziendali;
• condividere informazioni sensibili senza aver chiarito le modalità di comunicazione accettate;
• usare il numero privato come canale ufficiale senza accordi formali.

Conclusione: attenzione e consapevolezza

Ogni caso è diverso e dipende anche dalla sensibilità individuale, ma il principio resta valido: senza consenso, l’uso del numero personale per fini aziendali può essere illegittimo.

Nel dubbio, meglio sempre chiedere.
E se sei un’azienda o un manager, ricorda di formalizzare in modo chiaro (meglio se scritto) le modalità di comunicazione accettate e condivise con il team. Anche in contesti informali, come WhatsApp, valgono le stesse regole della privacy.

Vuoi evitare fraintendimenti o violazioni?
Chiedi una consulenza legale prima di usare strumenti digitali per scopi aziendali. La comunicazione efficace passa anche dal rispetto delle persone.