l’applicazione smart che rivoluziona lo scarico-saggi

In collaborazione con One Vision+

C’è sempre il sogno di un visionario, da qualche parte, nella storia di una bella invenzione. Che abbia l’effetto di cambiare la vita degli uomini, di semplificarne l’esistenza o solo il lavoro, l’intuizione è una straordinaria qualità che appartiene a pochi.

A Walter Bonatti, alpinista italiano diventato leggenda, è riuscito il piccolo miracolo di racchiudere tutto questo in un solo aforisma: Chi più in alto sale, più lontano vede. E chi più lontano vede, più a lungo sogna. Deve essere stata questa la filosofia che ha portato One Vision+ a creare OneVision Samples, uno strumento formidabile che forse non stravolgerà la vita degli uomini, ma il lavoro degli informatori scientifici certamente sì. E con il loro, anche quello dei medici e dei produttori farmaceutici.

Perché OV Samples rivoluziona l’attività legata allo scarico-saggi, la fornitura dei campioni di medicinali regolata da una normativa articolata e complessa, e che prevede sanzioni pesanti per chi non la osserva alla lettera. L’intuizione che sta dietro Samples è estremamente semplice, come tutti gli avvenimenti che dividono il tempo in un prima e in un dopo.

Ecco, in questo senso OV Samples è l’interruttore che sta nel mezzo. E che promette di riscrivere le regole di un “gioco”, quello dello scarico-saggi appunto, che oggi è tra i meno divertenti e più dispendiosi e delicati per gli operatori farmaceutici. Un lavoro che per la mole di passaggi burocratici, tempo necessario, materiali da utilizzare e disposizioni da rispettare, si potrebbe tradurre così: molta carta, tanto impegno, troppa ansia.

Poi si è accesa OV Samples, e la burocrazia ha iniziato a perdere pezzi. Attraverso la app di One Vision + l’informatore scientifico inquadra con il suo tablet la confezione da consegnare, che viene riconosciuta dal software perché già inclusa in un database. In un attimo avvengono l’elaborazione dei dati e la stampa del modulo da far firmare al medico. L’iter si chiude senza margini di errore, senza stress, e risparmiando tantissimo tempo. “Tutte le nostre soluzioni – racconta Delfo Perozziello, Ceo e Founder di One Vision + – nascono da un sogno: creare un software a zero input umano. Mi sono sempre chiesto perché compilare a mano lunghe liste con fatica, dispendio di tempo e rischio di errori. Una macchina può fare questo per noi: non un server, ma un iPad, un dispositivo intuitivo e accessibile a chiunque, che può compiere questa attività senza la necessità di connettersi. Perché la velocità è essenziale, la risposta deve essere pronta, immediata, senza ritardi. La nostra soluzione a parità di precisione è oltre cento volte più veloce e precisa rispetto alla rilevazione manuale. E sono valori garantiti anche in assenza di connessione”.

Che si tratti di un prodotto di qualità, si capisce anche dalle voci fuori campo raccolte nel corso dell’intervista fatta a Delia Roggeri e Eleonora Monterosso, rispettivamente Account Manager e Sales & Marketing Specialist di One Vision+. “Il nostro approccio è più consulenziale che commerciale – ammettono -, per cui non riusciremmo proprio a vendere un prodotto se non fosse così performante e facile da usare. OV Samples è straordinariamente efficace”.

Le domande che seguono, sono il racconto di questa intuizione. O, se preferite, il suo prodotto.

Qual è stato il momento in cui avete compreso l’opportunità che si nascondeva dietro l’ottimizzazione del processo di scarico-saggi?

One Vision+ – racconta Delia Roggeri – è un’azienda nata relativamente da poco ma fa parte di un gruppo, T&O, che invece è sul mercato dalla metà degli anni Novanta. C’è stato un momento storico in cui il legislatore ha previsto una serie di correttivi, vincolando lo scarico-saggi a degli adempimenti burocratici più rigidi, prevedendo anche sanzioni importanti. Per cui da un lato c’è stata la necessità di adeguare il comportamento degli informatori, e dall’altra il bisogno delle aziende di fornire strumenti che aiutassero i loro collaboratori a non commettere errori. Osservando il mercato, ci siamo resi conto che era necessario crearlo, questo strumento, ed è nato così il nostro primo modulo campioni.

OV Samples però arriva dopo, cosa è dovuto accadere?

Quando sul mercato sono comparsi i tablet, e con i tablet le prime App veramente funzionali, l’approccio doveva per forza cambiare. Ci siamo detti: realizziamo un’applicazione che faciliti l’esperienza dell’informatore scientifico, che gli permetta di risolvere tutta la parte più gravosa del suo compito con pochi tap. E l’abbiamo realizzata: oggi basta inquadrare i farmaci e il gioco è fatto. In un solo gesto, l’informatore da un lato controlla la congruità dei campioni da consegnare al medico, e dall’altro compila il formulario e lo stampa attraverso mini stampanti che diamo in dotazione con il tablet. Prima di OV Samples, il processo andava fatto tutto a mano. Erano due flussi da controllare: il modulo di richiesta e la coerenza del flusso digitale successivo con il CRM. Adesso avvengono simultaneamente, senza margine di errore. Ora capisce perché la consideriamo un’intuizione geniale?

Tanta semplicità in un solo gesto. Ma qual è, secondo voi, il vantaggio più evidente?

Il risultato più clamoroso – interviene Eleonora Monterosso – è senza dubbio quello di aver ridotto drasticamente i tempi di lavorazione. Questa modalità è facile, aiuta sia l’informatore che il medico a lavorare con più qualità, anche senza connessione. Prima che dotassimo gli informatori di tablet e mini-stampanti, il collaboratore doveva compilare il modulo durante la visita. Poi andava a casa e inseriva i dati sul Pc. E se qualcosa non quadrava, erano problemi seri. Con OV Samples il rischio è zero.

Da un punto di vista prettamente tecnologico, invece, qual è stata l’intuizione giusta?

L’idea vincente secondo me – riprende Roggeri – è stata quella di aggiungere la parte di computer vision: basta inquadrare con il tablet le scatole di farmaci e in automatico abbiamo la compilazione dello scarico-saggi. Sembra di poco conto, ma in un contesto molto ampio di campioni, con nomi che spesso sono anche simili, beh, questo rappresenta un vantaggio straordinario, immediato e privo di margine di errore.

Il tempo, mi sembra di capire, è un fattore che su OV Samples interviene in maniera rivoluzionaria. Non è così?

Assolutamente sì. Per questo abbiamo voluto velocizzare ulteriormente il processo introducendo anche la mini-stampante. Con OV Samples il flusso completo richiede dieci, quindici secondi al massimo dall’inquadratura delle scatole alla stampa. E questo svela quello che è il vantaggio più ambito: lasciare al medico e all’informatore lo spazio e il tempo per un rapporto più personale.

Che riscontro avete, quando proponete per la prima volta OV Samples. Ci sono diffidenze iniziali?

In realtà la difficoltà è minima, ci rivolgiamo a interlocutori che conoscono perfettamente la problematica su cui OV Samples interviene e pertanto riconoscono anche la validità della soluzione che proponiamo. Audit e non conformità sono nervi scoperti per le aziende, che incappano in controlli rigorosissimi. Quando raccontiamo OV Samples capiscono subito la portata dell’innovazione: è un investimento che restituisce risultati straordinari in termini di tempo, di controlli, di risorse e di gestione.

Stampa, invio dei moduli in azienda e archiviazione, sono altre incombenze gravose. Siete intervenuti anche su questo?

I nostri moduli digitali contengono una serie di informazioni importanti come i QR Code. Questi moduli, poi, stampati, vengono inviati periodicamente in azienda dove vengono archiviati, ma la sincronizzazione con il CRM è immediata. In questo modo abbiamo sempre la possibilità di consultare il modulo sia in forma cartacea che digitale. Tra l’altro la durata del modulo cartaceo è garantita fino a 5 anni.

Qual è il vantaggio per i medici, invece?

Il vantaggio per un medico forse è meno immediato – sottolinea Monterosso – anche se poi anche lui ha la responsabilità di ciò che gli viene consegnato. La legge prevede che sia lui a compilare il modulo di richiesta e quindi di sicuro il processo è più veloce, e anche l’incontro con l’informatore, grazie a OV Samples, riacquista il tempo giusto per pesare le parole e i gesti, e ritrova l’umanità che è alla base di ogni rapporto, sia professionale che personale.

Altro attore in ballo: l’azienda farmaceutica. Le opportunità di OV Samples arrivano anche lì?

La legge fornisce le direttive su come devono essere consegnati i campioni. Una gestione oculata dello scarico saggi garantisce anche la possibilità di programmare la produzione di nuovi campioni. Perché se io ho uno scarico corretto, ho la possibilità di programmare i campioni da produrre e tenere sotto controllo quelli che mi mancano, può aiutare a pianificare. Per esempio – spiega ancora Delia Roggeri – per legge i campioni in scadenza vanno ritirati e le aziende devono occuparsi poi anche dello smaltimento. Avere una corretta produzione, approvvigionare in modo corretto e sensato, avere dei quantitativi coerenti, permette di ridurre gli sprechi e rendere efficiente anche questo processo.

C’è poi il tema della gestione del magazzino…

Può succedere che un carico in consegna non venga confermato, magari perché i campioni si sono deteriorati o perché è stato fatto un errore in magazzino. OV Samples questi errori li corregge, adeguando le informazioni in tempo reale, e consentendo anche di calcolare la giacenza periodica delle scorte. Ci sono poi tante altre utilità che riguardano le giacenze. Una, per esempio, permette agli informatori anche di ottimizzare i campioni, chi ne ha di più può darli a chi non ne ha. E sempre attraverso l’applicazione, che così registra in tempo reale le variazioni di magazzino.

Qual è stata la reazione del mercato davanti a tutto “questo”?

La velocità e la sicurezza, senza alcun dubbio, hanno registrato il maggior numero di apprezzamenti da parte della clientela – rivela Eleonora Monterosso – Abbiamo “regalato” a ogni informatore scientifico, in media, mezza giornata di lavoro a settimana, quella che avrebbe impiegato magari nel weekend per compilare correttamente tutti gli scarichi saggi. Un informatore viaggia tantissimo, deve gestire incontri a ritmi vertiginosi, è normale che, se non ha OV Samples, a fine giornata accumuli una mole di lavoro burocratico che può smaltire solo quando non dovrebbe lavorare, e cioè la sera o nel fine settimana.

È difficile immaginare un nuovo OV Samples, ancora più performante. Però l’ultima domanda riguarda proprio il futuro di questa soluzione: ci state già lavorando?

A dirla tutta saremmo pronti a fare un’altra rivoluzione già domani – sorride l’account manager -, ma la legge non ce lo consente in quanto richiede ancora la stampa dei moduli cartacei. A noi piacerebbe invece chiudere digitalmente l’intero processo. Nel frattempo, in attesa delle evoluzioni normative, stiamo lavorando alle implementazioni sugli smartphone e sulla gestione del magazzino. Ma prima di tutto, ed è questa la priorità, vogliamo dimezzare il numero di tap per chiudere i processi. Sappiamo che sarà una bella sfida e che ci attende molto lavoro, ma l’aspetto positivo è che già sappiamo come farlo.